Datenschutz · DSG/FADP-aware · Deutsch primär

Datenschutzerklärung / Privacy Notice

Stand: 27. April 2026 · Verantwortlicher: Colomba Swiss, Schweiz [REVIEW: PAPU — rechtliche Einheit, Adresse und Datenschutzkontakt ergänzen]

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie Colomba im Pilotbetrieb Personendaten und Betriebsdaten verarbeitet. Sie orientiert sich am Schweizer Datenschutzgesetz (DSG/FADP) und ist für B2B-Piloten mit Schweizer Restaurants ausgelegt.

Kurzfassung: Wir verarbeiten nur, was für Demo, Onboarding, Reservation, Support, Abrechnung, Sicherheit und Qualitätskontrolle nötig ist. Keine Weitergabe zu Werbezwecken, kein Verkauf von Personendaten.

1. Welche Daten verarbeitet werden

Restaurantdaten: Name, Standort, Öffnungszeiten, Kontaktpersonen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Paket/Tier, Rechnungs- und Zahlungsstatus.
Reservationsdaten: Datum, Uhrzeit, Anzahl Personen, Name, Telefonnummer, Bemerkungen, Stornierungen, Sonderwünsche und betriebliche Regeln.
Anruf- und Qualitätsdaten: Transkripte, strukturierte Call-Logs, technische Metadaten, ggf. Audioaufzeichnungen, Fehlerlogs und Monitoringdaten.
Systemdaten: Kalender- und Tabellenereignisse, Webhook-Requests, IP-/Header-Metadaten, Zahlungsanbieter-Referenzen, Support-Kommunikation.

Besondere Kategorien von Personendaten sollen nicht aktiv erhoben werden. Falls Gäste freiwillig sensible Informationen nennen (z.B. Gesundheit, Allergien, persönliche Umstände), werden sie nur soweit verarbeitet, wie es für Reservation, Sicherheit oder Übergabe an das Restaurant nötig ist.

2. Zwecke

Die Verarbeitung erfolgt für Demo und Verkaufsgespräch, Onboarding, KI-Telefonrezeption, Reservationsprüfung, Buchungsdokumentation, Support, Qualitätssicherung, Sicherheit, Fehleranalyse, Abrechnung, Rechts-/Compliance-Pflichten und Verbesserung des Pilotbetriebs.

3. Rollen: Verantwortlicher und Auftragsbearbeiter

Für Restaurant- und Pilotdaten kann Colomba je nach Setup eigener Verantwortlicher oder Auftragsbearbeiter des Restaurants sein. Für Gästedaten aus produktiven Reservationsanrufen ist das Restaurant in der Regel der primäre Verantwortliche; Colomba verarbeitet diese Daten zur Erbringung der vereinbarten Leistung. [REVIEW: PAPU — DPA/AVV-Vorlage für produktive Kunden ergänzen]

4. Drittanbieter und internationale Übermittlung

Colomba kann u.a. folgende Dienste einsetzen: Stripe für Zahlungen, Vapi für Telefon-/Voice-Orchestrierung, ElevenLabs für Stimme, Deepgram für Transkription, OpenAI/LLM-Dienste für Gesprächslogik, n8n für Automatisierung, Google Calendar/Sheets für Reservationen, Cloudflare für DNS/Tunnel/E-Mail-Routing, GitHub Pages für Hosting sowie Monitoring-/Logging-Werkzeuge.

Einige Anbieter können Daten ausserhalb der Schweiz bearbeiten. Colomba wählt Anbieter nach Zweckmässigkeit und Sicherheitsniveau aus und nutzt, soweit verfügbar, angemessene vertragliche oder technische Schutzmassnahmen.

5. Aufbewahrung

Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für Pilotbetrieb, Support, Sicherheit, Abrechnung, Nachweiszwecke oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist. Testdaten können nach Abschluss des Pilots bereinigt werden. Produktive Reservationsdaten werden gemäss vereinbartem Setup und betrieblichen Anforderungen des Restaurants gespeichert.

6. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen können je nach anwendbarem Recht Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder Herausgabe ihrer Daten verlangen. Anfragen von Gästen werden bei Bedarf mit dem zuständigen Restaurant abgestimmt.

7. Sicherheit

Colomba nutzt getrennte Zugänge, sparsame Berechtigungen, Secret-Dateien ausserhalb öffentlicher Repositories, Monitoring, manuelle Kontrollen und reversible Deployments. Absolute Sicherheit kann trotz sorgfältiger Massnahmen nicht garantiert werden.

8. Kontakt

Für Datenschutzfragen: hello@colomba-swiss.ch. Für laufende Piloten gilt zusätzlich der vereinbarte direkte Kontaktkanal.

9. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich Setup, Anbieter, Rechtslage oder Pilotumfang ändern. Die jeweils aktuelle Version wird auf der Website publiziert.

English Summary

This privacy notice explains how Colomba processes data during the Swiss B2B restaurant pilot. Data may include restaurant details, contact persons, reservations, call transcripts/logs, technical logs and payment references. Processing is limited to demo, onboarding, reservation handling, support, security, billing and quality assurance. Providers such as Stripe, Vapi, ElevenLabs, Deepgram, Google, Cloudflare and GitHub may be used, including processing outside Switzerland with appropriate safeguards where available. The German version prevails.